Comment mettre en place un budget participatif en tant que commune

Le périmètre et le fonctionnement sont définis.

Les questions à se poser:

Quel instrument réglementaire adopter pour définir le fonctionnement du budget participatif? Une directive, une décision municipale, une ordonnance communale, …?

Comment les projets lauréats sont-ils sélectionnés? Par un vote populaire (modèle du budget participatif) ou par une commission, un service de l’administration communale ou par l’exécutif (modèle de l’appel à projets)?

Quels sont les critères d’admission et les critères de faisabilité pour les projets? Des thèmes sont-ils définis (par exemple: énergie, climat)? Une échelle est-elle définie (par exemple un quartier)? Les projets qui impliquent des coûts de fonctionnement futurs sont-ils recevables ou doivent-ils être conçus de manière à ne pas générer de charges pérennes pour la commune? Soutient-on uniquement le lancement de nouveaux projets (ou sous-projets), ou les projets existants sont-ils aussi éligibles?

Qui peut présenter des projets? La population, les associations, les entreprises, les groupes politiques?

D’où l’argent mobilisé provient-il? D’un fonds, d’un budget existant, d’un nouveau crédit défini par l’exécutif et à soumettre au législatif?

Quelle somme est mise à disposition et comment est-elle répartie entre les projets? Un montant forfaitaire ou un pourcentage de prise en charge des coûts jusqu'à un plafond maximal par projet est-il prédéterminé? Un nombre maximal de projets éligibles à une subvention est-il fixé? Le cumul avec d'éventuelles autres incitations fédérales et cantonales est-il réglementé?

Qui sera responsable de la réalisation des projets retenus? Est-ce que les projets seront réalisés par leurs porteurs ou est-ce que la commune s’occupera directement de leur mise en œuvre?

Dans le cas d’une réalisation par les porteurs des projets, quel type d'accord est conclu entre la commune et le bénéficiaire de la subvention? S’agit-il d’un contrat de subvention, d’une procédure de subvention telle que prévue par une éventuelle ordonnance communale existante?

Quelles sont les conditions pour recevoir le financement? Comment sont définies les responsabilités? Quels sont les montants et conditions de versement du budget alloué? Quels sont les justificatifs attendus? Quelles sont les modalités en cas d’abandon ou d'échec du projet?

Quels sont les délais? Quelles sont les dates de publication de la documentation, de lancement, de promotion, de clôture, de notification de la décision, des éventuels rapports intermédiaires et de limite pour la réalisation des projets?

Conseils

Le cadre d’une politique publique existante peut être utilisé pour définir certains critères. Par exemple, le budget participatif de la Ville de Renens s’appuie sur son plan climat pour déterminer les thématiques de projets recevables, tandis que la Ville de Lausanne a choisi de mettre l’accent sur des projets favorisant la vie de quartier et le vivre-ensemble.

Une communication diversifiée assure la visibilité de la démarche et favorise une large mobilisation citoyenne.

Les questions à se poser:

Où centraliser les informations sur l’initiative du budget participatif? Sur le site web communal, sur une plateforme de participation?

Quels canaux seront utilisés pour le lancement et les vagues promotionnelles à destination du grand public? Via l’affichage public, une newsletter, un tout-ménage, le journal communal, les réseaux sociaux, le site communal?

Quels acteurs relais solliciter pour diffuser l’information? Des groupements d’intérêts ou associations peuvent-ils diffuser l’information? Quels acteurs internes à l’administration peuvent constituer des relais?

Conseils

Il peut être utile de définir une stratégie de communication en amont. Afin de favoriser la participation, il est judicieux de créer des supports de communication et une marche à suivre simples et directs.

Les services recevant régulièrement des demandes de financement de la part de sociétés locales sont des relais intéressants pour rediriger les demandes vers le budget participatif.

Les projets des soumissionnaires sont récoltés.

Les questions à se poser:

Par quel canal les projets peuvent-ils être soumis? Est-ce que la soumission advient à travers une solution digitale (par exemple une plateforme dédiée) ou y a-t-il une option physique (par exemple une boîte aux lettres)?

Que doit contenir le dossier de candidature? Y a-t-il un formulaire-type unique à remplir? Quels sont les documents supplémentaires à fournir (partenaires, parrains, budget détaillé, rétroplanning, etc.)?

Quel type de soutien est proposé pour l’aide à la soumission des projets? Une hotline téléphonique, une plateforme digitale pour la soumission des questions, un groupe d’accompagnement défini au préalable, des experts en présentiel, etc.?

Conseils

La Ville de Lausanne a organisé des permanences en présentiel pour répondre aux questions et accompagner la soumission de projets. Certains acteurs relais, par exemple les associations de quartier, peuvent également jouer un rôle au moment de la réception des projets.

La conformité aux critères et la faisabilité des projets soumis sont vérifiées.

Les questions à se poser:

Qui est chargé de vérifier la faisabilité technique, juridique et financière des projets? Une commission existante (par exemple une commission énergie ou un groupe de travail plan climat), un service de l'administration communale défini, une commission ad hoc, un mandataire externe?

Comment l’analyse de conformité des projets est-elle effectuée? Y a-t-il une liste de contrôle-type unique pour vérifier le respect des critères d’admission et des critères de faisabilité techniques, juridiques et financiers des projets, afin de garantir que l'évaluation soit standardisée, quelle que soit la personne ou le service qui la réalise?

Faut-il prévoir un accompagnement pour adapter ou affiner les projets jugés partiellement recevables? Si l’accompagnement est jugé nécessaire, qui en est responsable: une commission existante, un service communal défini, une commission ad hoc, un mandataire externe?

Qui décide en dernière instance quels sont les projets admis pour la phase de sélection? Un jury, un service de l’administration, les membres de l’exécutif?

Conseils

Afin de garantir de la transparence et une bonne compréhension du processus, il est judicieux de communiquer clairement à la population le fonctionnement de l’étude de faisabilité et les critères d’évaluation des projets.

Une analyse préalable permet d’éviter la mise en œuvre de projets techniquement ou juridiquement irréalisables ou générant des coûts pérennes supplémentaires pour la commune. Par exemple, la Ville de Renens a défini que la faisabilité des projets est étudiée par les services communaux concernés et que les porteurs pourraient être invités à compléter ou à présenter une nouvelle fois leurs projets.

Les projets jugés recevables et faisables sont sélectionnés pour recevoir un financement.

Modèle du budget participatif (vote de la population)

Les questions à se poser:

Qui peut participer au vote des projets? Tout le monde, seulement les habitants de la commune, les électeurs inscrits, les associations et entreprises actives localement, les groupes politiques?

Quels canaux sont utilisés pour soumettre les projets au vote? Un tout-ménage, le journal communal, les réseaux sociaux, le site web communal, une plateforme dédiée, un événement dédié?

Comment le vote sera-t-il organisé? Est-ce que les votantes et les votants peuvent choisir plusieurs projets? Est-ce que le vote se fait uniquement en ligne, par correspondance, en présentiel ou à travers une solution combinée?

Comment seront annoncés les projets lauréats et les projets non-retenus? En ligne sur le site de la commune, sur une plateforme dédiée, avec des communications dédiées, avec des insertions dans des communications déjà existantes, avec un évènement public? Les refus sont-ils motivés et des pistes d’amélioration sont-elles formulées?

Modèle de l’appel à projets

Les questions à se poser:

Comment est-ce que la commune procède à la sélection des projets? Sont-ils sélectionnés par un service communal spécifique, par une commission existante ou par un jury ad hoc? Sont-ils votés par l'exécutif ou par le législatif?

Est-ce que tous les projets reçus, indépendamment de leur faisabilité, sont présentés au grand public? Les projets non-retenus, voire non éligibles sont-ils présentés? De quelle manière (cf. question suivante)?

Comment seront annoncés les projets lauréats et les projets non-retenus? En ligne sur le site de la commune, sur une plateforme dédiée, avec des communications dédiées, avec des insertions dans des communications déjà existantes, avec un évènement public? Les refus sont-ils motivés, des pistes d’amélioration sont-elles formulées?

Conseil

Le modèle du budget participatif avec vote populaire favorise la participation citoyenne, tandis que le modèle de l’appel à projets avec sélection interne à la commune permet de garantir une meilleure cohérence avec les politiques publiques existantes et leurs objectifs. Par exemple, à Chalais, les projets recevables sont soumis au vote de la population majeure (modèle du budget participatif) alors qu’à Montreux l’Office de la durabilité évalue les projets et la Municipalité valide la sélection (modèle de l’appel à projets).

Les projets sélectionnés sont suivis et réalisés.

Les questions à se poser:

Dans le cas d’une mise en oeuvre des projets par la commune, qui est responsable? Un service de l’administration, un mandataire externe?

Dans le cas d’une mise en oeuvre par les porteurs de projet, faut-il prévoir un accompagnement administratif ou technique pendant la réalisation? Si oui, qui est chargé de le fournir? Un service de l’administration, un mandataire externe? Quel type de soutien doit-il offrir (mise à disposition de données et statistiques, de compétences techniques, …)?

Les porteurs du projet ou les responsables de sa mise en œuvre doivent-ils informer la commune de l’avancement du projet et à quelles échéances? Quel est le cadre défini à cet effet (échéances, modalités d’envoi, etc.)? Un modèle de rapport intermédiaire est-il proposé?

Comment le projet prend-il officiellement fin? Par la remise d'un rapport final par les responsables (basé sur un modèle de rapport) et/ou par le remplissage d'un formulaire de demande de versement de la dernière tranche de subvention?

Conseil

Dans le cas où la réalisation est assurée par les porteurs de projets, la signature d’une convention ou d’un contrat permet de formaliser les responsabilités et les modalités d’utilisation et de versement du budget. La mise en place d’un accompagnement offert par la commune permet de faciliter la réalisation du projet, mais des ressources supplémentaires sont nécessaires.

Communication au grand public des résultats des projets réalisés.

Les questions à se poser:

Comment valoriser les projets réalisés auprès de la population et du grand public? Sont-ils publiés sur le site web, dans le journal de la commune et sur les réseaux sociaux communaux, communiqués à travers les médias, présentés à la population directement sur le terrain ou dans le cadre d’un évènement dédié?

Comment capitaliser sur l’expérience pour améliorer les éditions futures? Par exemple au moyen d’un formulaire d'évaluation destiné aux responsables des projets financés, aux collaboratrices et aux collaborateurs de l'administration communale et à toutes les personnes internes et externes impliquées dans le processus?

Conseil

Une communication transparente sur les projets réalisés permet de visibiliser l’engagement de la commune auprès de ses citoyennes, de ses citoyens et des groupements d’intérêts et contribue ainsi à renforcer la confiance et à encourager la participation lors des éditions suivantes.